Introducción

GRUPO ATMAN SAS, en adelante «La Empresa», se compromete a garantizar la privacidad y protección de los datos personales que maneja en el desarrollo de sus actividades comerciales y educativas. Esta política establece los principios y procedimientos que guiarán el tratamiento de datos personales en cumplimiento con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia. El propósito principal de esta política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por La Empresa para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

Información del responsable del tratamiento

Razón Social: GRUPO ATMAN SAS
NIT: 806004319-6
Domicilio principal: Cali – Valle
Dirección: KR 24 C BIS # 20 OESTE – 63
Teléfono: 300 3737377
Correo Electrónico: info@grupoatman.co

GRUPO ATMAN SAS, en calidad de responsable del Tratamiento seguirá los principios y cumplirá con los deberes establecidos por los artículos 4 y 17 de la Ley 1581 de 2012.

Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Principios para el tratamiento de datos personales

• Legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe someterse a lo establecido en la ley.
• Finalidad: Los datos personales serán recolectados y tratados con una finalidad específica, explícita y legítima.
• Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
• Seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Tipos de datos personales objeto de tratamiento

La Empresa tratará los siguientes tipos de datos personales de los Titulares:

• Datos de identificación.
• Datos de contacto.
• Datos crediticios, financieros y/o comerciales.
• Datos comportamentales.
• Datos sensibles.
• Datos de identificación electrónica.
• Datos de navegación.

Finalidades del tratamiento de datos personales

Los datos personales recolectados por La Empresa serán utilizados para:

• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones de cualquier tipo de La Empresa.
• Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
• Proveer asesoría a los usuarios registrados en nuestra página web.
• Gestionar la inscripción y participación en los cursos de enseñanza de seguridad, tanto gratuitos como a la venta.
• Realizar seguimientos para establecer el nivel de satisfacción de los participantes en los cursos.
• Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por La Empresa.
• El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas.
• La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

Derechos de los titulares

Los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de los responsables y encargados del tratamiento

Deberes de los responsables del tratamiento
Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:

• • Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de los encargados del tratamiento
Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:

• • Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
  • Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo de este.
  • Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales

Procedimiento para consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de La Empresa. La consulta se formulará vía correo electrónico o correo físico en las direcciones anteriormente expuestas.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Tratamiento de datos sensibles

La Empresa evitará tratar Datos Personales Sensibles de los Titulares. Sin embargo, en el evento en que La Empresa realice el Tratamiento de Datos Sensibles, observará estrictamente las limitaciones y obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes. Por lo tanto, en caso de realizar Tratamiento de Datos Sensibles, La Empresa se asegurará de:

• Obtener consentimiento expreso del Titular.
• Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

En el evento en que La Empresa realice el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes, observará estrictamente las limitaciones y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes. Por lo tanto, en caso de realizar Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes, La Empresa se asegurará de lo siguiente:

• Que el Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que en el Tratamiento se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
• Valorar la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Seguridad de la Información

En desarrollo del principio de seguridad, La Empresa ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El acceso a los Datos Personales está restringido a sus Titulares y La Empresa no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las enunciadas en la presente Política, a excepción de un pedido expreso del Titular o personas legitimadas de conformidad con la normativa nacional.

Término de conservación y período de vigencia de la base de datos personales

Los Datos Personales recolectados por La Empresa se conservarán por un periodo de tiempo necesario y proporcional de acuerdo con las finalidades para el Tratamiento señaladas en esta Política.

El término de las Autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación contractual y durante el ejercicio del objeto social de La Empresa, salvo en aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto.

Adicionalmente, La Empresa procederá a suprimir los Datos Personales cuando así lo requieran los Titulares, de acuerdo con lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como con lo establecido en esta Política, siempre y cuando esto no obstaculice o impida el ejercicio de deber legal o contractual.

Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

El área de gestión Administrativa de La Empresa será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de los Datos Personales objeto de Tratamiento. Este podrá ser contactado mediante el correo electrónico info@grupoatman.co.

Procedimiento para Consultas y Reclamos

Procedimiento para Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de La Empresa, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico info@grupoatman.co

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para reclamos

El Titular, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en la ley, que considere que la información contenida en las bases de datos de La Empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta del presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo ante La Empresa, el cual será tramitado conforme con las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo info@grupoatman.co.
2. Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
3. La solicitud debe contener la siguiente información:

• • La identificación del Titular.
  • Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
  • La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
  • Los documentos que se quiera hacer valer.
  • Firma y número de identificación.

Si el reclamo resulta incompleto, La Empresa requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. e) Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Supresión de datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a La Empresa la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo Tratados conforme con los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que las complementen o modifiquen.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por La Empresa.

El derecho de supresión no es absoluto y La Empresa puede negar el ejercicio de este cuando:

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de La Empresa.
2. La supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Revocatoria de la Autorización

El Titular de los Datos Personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

Seguridad de la Información

En desarrollo del principio de seguridad, La Empresa ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El acceso a los Datos Personales está restringido a sus Titulares y La Empresa no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las enunciadas en la presente Política, a excepción de un pedido expreso del Titular o personas legitimadas de conformidad con la normativa nacional.

Término de conservación y período de vigencia de la base de datos personales

Los Datos Personales recolectados por La Empresa se conservarán por un periodo de tiempo necesario y proporcional de acuerdo con las finalidades para el Tratamiento señaladas en esta Política.

El término de las Autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación contractual y durante el ejercicio del objeto social de La Empresa, salvo en aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto.

Adicionalmente, La Empresa procederá a suprimir los Datos Personales cuando así lo requieran los Titulares, de acuerdo con lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como con lo establecido en esta Política, siempre y cuando esto no obstaculice o impida el ejercicio de deber legal o contractual.

Vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta Política rige a partir de la fecha de su publicación. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.

Fecha de entrada en vigencia: julio 2019